電子帳簿保存法の改正に伴う電子取引の取り扱いについて①
令和３年度の税制改正において電子帳簿保存法が改正され、２０２２年の１月から電子帳簿による保存の手続きが見直されることとなりました。
このうち、ほとんどの事業者の方が影響を受けることとなるのが、電子取引の取り扱いです。
例えば、２０２２年１月からは、メールで請求書を受け取った場合やネットショッピングで買い物をした際にWebサイトから領収書をダウンロードした場合に、これらを印刷して紙で保存するという方法は認められなくなります（紙出力による保存は廃止されます）。
つまり、これまで電子帳簿保存法とは全く関係のなかった事業者の方も対象となります。
【電子帳簿保存法とは？】
各税法で原則紙での保存が義務付けられている帳簿書類について、一定の要件を満たすことで、電子データ（電磁的記録と呼んでいます。）による保存を認めること及び電子取引の取引情報についての保存義務を定めた法律です。
電子帳簿保存法上、電磁的記録の区分は以下の３種類となっています。
①電子帳簿等保存
会計ソフトなどで電子的に作成した帳簿、電子的に作成した貸借対照表・損益計算書などの国税関係書類
②スキャナ保存
紙で受領・作成した書類を画像データで保存
➂電子取引
電子的に授受した取引情報をデータで保存
今回の改正内容により多くの事業者の方が影響を受けることとなる上記➂の電子取引に関する取り扱いと必要な対応について、以下に解説いたします。
【改正内容】
2022年1月1日より、電子取引(※1)の取引情報について、一定の保存要件に基づいて、電磁的記録（電子取引データ）により保存することが義務付けられることとなりました。
すなわち、データで受領したものは、紙に出力して保存するのではなく、データのまま保存することとなります。
※1 電子取引とは、取引情報（取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に
通常記載される事項をいう。）の授受を電磁的方式により行う取引をいいます。
例）メール添付の請求書、ネットショッピングなどのインターネットによる取引、EDI取引など
〇問題点（罰則など）
一定の保存要件に基づいて電子取引データの保存がされていない場合には、青色申告の承認の取り消し対象となる可能性があります。なお、申告内容の適正性については、税務調査において、納税者からの追加的な説明や資料提出、取引先の情報等を総合勘案して確認されます。また、税法上の書類として取り扱われないなどのリスクがあります。
また、これに併せて電子取引データに関して隠蔽または仮装があった場合には、重加算税が１０％加重される措置が整備されています。
〇一定の保存要件とは（参考：国税庁HP https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/05.htm）
以下の真実性の要件のいずれかと、可視性の要件の両方の要件を満たす必要があります。タイムスタンプやシステムの導入には費用がかかるため、一般的な中小企業における実務的な対応としては、真実性の要件の④及び可視性の要件の➂が必要（①と②は通常満たすものと思われます）になると考えています。
なお、保存期間は従前と変わらず原則７年（欠損金額が生じた事業年度については、10年間）となっています。
| 真実性の要件（①～④のいずれか） | 可視性の要件（すべて） |
|---|---|
| ①タイムスタンプが付されたデータの授受を行うこと ②電子取引データ授受の後、速やかにタイムスタンプを付すこと等 ➂訂正・削除の記録が確認できるシステム又は訂正・削除ができないシステムの利用 ④訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定めて、運用する | ①保存場所に、パソコン、ディスプレイ、プリンタ及びこれらのマニュアル等を備え付 け、速やかに出力可能にしておくこと ②システムの概要書の備え付け ➂事後的な確認のために検索できる状態で保存すること（検索機能を確保すること） |
【改正の対応に必要な準備事項】
１．真実性の要件…④事務処理規定の作成について
国税庁のHP(https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm)に訂正・削除の防止に関する事務処理規定のサンプルが公表されています。
サンプルをもとに、各会社の実情に合わせて文言や条項を修正、追加等をして作成し、備え付けておくのが、最も簡単な対応方法だと思われます。
なお、２０２２年の１月以降、該当する電子取引について、作成した事務処理規定に沿って運用をしていく必要があります。
２．可視性の要件…➂検索機能の確保について
電子取引の電磁的記録（電子取引データ）の検索に際して、原則として、以下の３つの要件を満たす必要があります。
①取引年月日その他の日付、取引金額および取引先を検索の条件として設定することができること。
②日付または金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること。
③２以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できること。
※ 電子取引データについて、税務職員による質問検査権に基づくダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、
②及び➂の要件は不要となります。
なお、判定期間に係る基準期間（２期前の事業年度または２年前）における売上高が1,000 万円以下である小規模な事業者につい
ては、全ての検索機能の確保の要件が不要となります。
したがって、最低限①の要件を満たしておく必要があります。
⇒ ①の要件を満たす保存方法として国税庁において例示されているもの
A. 保存する電子取引データのファイルの名称を『取引年月日』、『取引金額』、『取引先』を含んだ統一したルールで保存する。
B. エクセルなどで、 『取引年月日』、『取引金額』、『取引先』 の情報を入力した検索簿を作成する（上記リンク先の国税庁HPを参照）。
また、これに伴って電子取引データの保存場所を決めて、電子取引データの受領者などに周知する必要があります。その事業年度にかかる電子取引データのファイルは、全て同じ場所に保存しておく必要があります。
2022年1月1日以降の取引が対象となるため、2021年中にこれらのことを準備しておく必要があります。
